Selbständig: Der Autónomo und die Kosten. Welche Kosten kann ein Autónomo absetzen?

Kosten sind sehr wichtig für die Autónomos, wie natürlich generell für alle Firmen, denn sie bestimmen, wie hoch die steuerliche Belastung sein wird.

Ich werde hier die wichtigsten Kosten beschreiben, aber, was auf jeden Fall zählt: die Rechnung dazu ist Voraussetzung und man muss sie auch eine gewisse Zeit aufheben.

Voraussetzungen, die erfüllt werden müssen, damit die Kosten absetzbar sind:

Diese Voraussetzungen werden vom Finanzamt festgelegt und sind folgende:

• Die Kosten müssen mit der Ausübung der gewerblichen Aktivität in Verbindung stehen.
• Diese Kosten müssen durch die entsprechenden Rechnungen zu belegen sein. Nur in manchen Fällen zählen Tickets.
• Diese Kosten müssen in einem bestimmten Register „Libro de Gastos e Inversiones“ aufgeführt sein.

Auflistung der absetzbaren Kosten:

1. Betriebskosten: Alle Materialien, die für die Ausübung der gewerblichen Aktivität notwendig sind. Auch Büromaterial zählt dazu, Verpackungsmaterial, usw., usw.
2. Sozialversicherung: die Sozialversicherungsbeiträge sind absetzbar, aber wichtig: sie müssen vom Konto des Autónomo bezahlt werden. Wenn zum Beispiel die eigene Gesellschaft diese Kosten bezahlt, dann werden sie vom Finanzamt im Falle einer Prüfung NICHT akzeptiert. Auch Sozialversicherungskosten für den Ehepartner oder für Kinder unter 25 Jahren, die mit ihm zusammenleben, mit einer Begrenzung pro Person von 500 Euro, sind absetzbar.
3. Gehälter: Zahlungen an die Angestellten wie Gehälter, Spesen, Sonderzahlungen –wie z.B. Weihnachtsgeld, Geschenke, Geschäftsreisen, Aus- und Weiterbildung, Unfallversicherung, Abfindungen, Sozialversicherung der Mitarbeiter, betriebliche Altersvorsorge etc. sind absetzbar.
4. Miete und Reparaturen: Lokalmiete (auch Grundstücksmiete), auch die Instandhaltung der Einrichtung und Ausstattung. Sie müssen eine Verbesserung oder Erweiterung darstellen. Auch die erforderlichen Ersatzteile von Maschinen sind absetzbar.
5. Dienstleistungen von auswärtigen Firmen: Honorare von Anwälten, Notaren, Steuerberatern, Provisionen an Geschäftspartner oder Provisionen im Rahmen einer kommerziellen Dienstleistung.
6. Versorgungskosten vom Geschäftslokal, wie Strom oder Wasser,  Gas, Telefon, Internet, etc.
7. Fahrzeug: Das Fahrzeug, wenn es im Rahmen der gewerblichen Aktivität gekauft worden ist, ist absetzbar (weiter unten weitere Angaben hierzu) und auch alle dazugehörenden Kosten wie Fahrzeugsteuern, Versicherungen, Spritkosten, etc.
8. Pacht oder Franchisekosten.
9. Leasing/Renting: von notwendigen Gütern für die Ausübung der geschäftlichen Tätigkeit.
10. Mietwagen: im Rahmen der gewerblichen Aktivität.
11. Transportkosten (von auswärtigen Firmen). Nicht zu verwechseln mit den Fahrzeugkosten.
12. Werbekosten: Werbung in Zeitungen, Public Relations –allgemeine Öffentlichkeitsarbeit (hierzu gehören z.B. Essen mit Kunden)-, Webseite, allgemeine Webdienstleistungen (inkl. Domänen und Hostings).
13. Events: Teilnahme an Events, die für die Aktivität wichtig sind wie Kurse oder Tagungen/Kongresse. Aber auch Events, die zu Werbezwecke dienen (wie bestimmte Partys –um Kunden zu akquirieren- oder andere Events).
14. Dokumente/Fachliteratur: Kauf von Fachbüchern und Zeitungsabonnements.
15. Beiträge an Verbände, Körperschaften oder Handelskammern.
16. Versicherungen (Haftpflicht-, gegen Diebstahl, gegen Feuer, etc.) vom Geschäftslokal.
17. Forschungs- und Entwicklungskosten.
18. Bankgebühren
19. Finanzierungskosten: wie Zinsen von Krediten, Gebühren bei Bankgeschäften wie bei Lastschriften, Schecks, Kundenzahlung durch Karte, etc.
20. Bestimmte Steuern: Müllgebühren, Grundsteuer, Gewerbesteuer, …
21. MwSt. (IVA), die als IVA selbst nicht absetzbar ist.
22. Abschreibungen: von Maschinen oder EDV, z.B., auch von Immobilien (Geschäftslokal und deren Renovierungen/Erweiterungen). Für die Abschreibungen werden die gültigen Tabellen vom Finanzamt verwendet.
23. Wertminderung (Pérdidas por deterioro) der Vermögensgegenstände.
24. Rückerstattungskosten.
25. Kosten, die schwer zu rechtfertigen sind (gastos de difícil justificación): Das gültige Einkommensteuergesetz (Reglamento I.R.P.F.) ab Januar 2015 legt 5% des Nettoeinkommens fest (Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben), mit einer Begrenzung von 2000 Euro.

Auflistung von anderen absetzbaren Kosten, die ein Konflikt darstellen können:

Der Konflikt besteht darin, dass man schwer privat und geschäftlich trennen kann. Daher wird es immer vom zuständigen Prüfer abhängig sein, ob sie anerkannt werden oder nicht. Es ist sehr wichtig, glaubhaft nachweisen zu können, dass sie im Rahmen der Ausübung der Aktivität stattfinden. Hier sind manche Finanzbeamte sehr kritisch.

• Geschäftslokal oder Büro im eigenen Haus/in der eigenen Wohnung: Das muss man dem Finanzamt mit dem erforderlichen MODELL mitteilen. Hier soll auch festgelegt werden, welcher Prozentsatz des Hauses für die Aktivität verwendet wird. Alle dazugehörenden Kosten wie Strom, Wasser, usw. werden in dieser Relation abgesetzt. Falls man dort kein Eigentümer, sondern Mieter ist, sollte der Eigentümer am besten 2 Rechnungen erstellen: eine für die normale Miete und eine 2. für die gewerbliche Miete (natürlich mit der MwSt. und ggf. der Retención). Diese Lösung wählen die wenigsten, weil sie sehr umständlich ist. Aber die Kontrollen werden immer stärker und auch die Strenge. Seit Ende 2015 verlangt das Finanzamt zum Teil auch unterschiedliche Zähler. Als Eigentümer kann man Kosten wie Grundsteuer, Müllgebühren, Zinsen für die Hypothek, Versicherung, usw. zum Teil absetzen, aber IMMER unter Berücksichtigung meiner Darstellung weiter oben in diesem Punkt a): Man muss genau nachweisen können, dass man dort auch eine Geschäftsaktivität ausübt.

• Handy: Für diejenigen, die nur ein einziges Handy für privat und Geschäft haben, wird es auch kritisch. Es wird nur noch 50% anerkannt, der Rest gilt als privat. Es ist ratsam, ein Handy für privat und ein Handy für das Geschäft zu haben.
• Das eigene Auto: Die Gesamtkosten vom Auto dürfe zu 100% nur diejenigen absetzen, die das Fahrzeug wirklich nur im Beruf nutzen: Taxifahrer, Transportunternehmen, Zusteller, Boten, Fahrschulen, Händler oder Vertreter. Alle anderen Selbständigen dürfen solche Kosten für die Einkommensteuer nicht absetzen, für die IVA höchstens zu 50%. Renting ist eine häufig gewählte Möglichkeit, man sollte dennoch diese Begrenzung auch beim Renting berücksichtigen.
• Geschäftsreisen: Kosten von öffentlichen Verkehrsmittel (Flug, Zug, Bus oder Taxi), Hotels und Verpflegung sind im Prinzip absetzbar, aber man muss gut darstellen können, dass sie mit der gewerblichen Aktivität zu tun haben.
• Geschäftsessen: diese Kosten werden manchmal sehr kritisiert. Sie müssen im Rahmen der ausgeübten Aktivität darzustellen sein. Tipp dazu: Bitte hinter den Tickets aufschreiben, mit welchen Kunden man unterwegs war.
• Arbeitsbekleidung: Es wird im Prinzip nur Bekleidung angenommen, die für die Aktivität erforderlich ist, wie Schutzkleidung, Uniform oder andere Teile, die z.B. den Firmennamen tragen. Bei den Artisten ist die Interpretation etwas lockerer. Dennoch möchte ich hier auch erwähnen, dass es in manchen Berufen darauf ankommt, dass man eine bestimmte Art konservativer Kleidung trägt, die man sonst in der Freizeit nicht benutzt. Man müsste sich in dem konkreten Fall damit beschäftigen.